Виртуальный офис — термин, предназначенный для обозначения обширного спектра офисных услуг коллективного пользования, включающих в себя, как правило, служебный адрес компании для получения корреспонденции, услуг пересылки почты, прием факса, виртуальный номер телефона, а также дополнительно предоставляются такие услуги, как обслуживание входящих звонков, хостинг, секретарские услуги, а также аренда конференц-залов и переговорных комнат для деловых встреч.
Кроме того, «виртуальный офис» также является специальным термином, предназначенным для описания среды, позволяющей команде сотрудников намного более эффективно вести бизнес, применяя исключительно коммуникационные возможности Сети.
Компании покупают виртуальные офисы, чтобы получить недорогой и эффективный инструмент, предназначенный для общения с клиентами непосредственно в городе их проживания, тем самым, создав имидж местной фирмы, либо чтобы улучшить свой имидж с помощью престижного адреса в центре г. Гонконг, Нью-Йорк или Лондон. К примеру, фирма может приобрести виртуальный номер с тем или иным кодом и почтовый адрес в г. Нью-Йорк с целью создать впечатление, что фирма находится в г. Нью-Йорк, в то время как в действительности может находиться абсолютно в другой стране.
Кроме того, в услугу «виртуальный офис в Санкт-Петербурге» входит сервис, т.н. «виртуальный номер» – номер телефона выбранной компанией страны и города. Входящие звонки на данный номер могут приходить на стационарный или мобильный телефон, скайп или SIP-устройство. Находясь физически в одной стране, можно использовать номер другой страны. Помимо этого, существует услуга IP-ATC, позволяющая значительно расширить возможности, предоставляемые виртуальным телефонным офисом.
Это тот же самый виртуальный номер, но с рядом дополнительных возможностей. IP-АТС дает возможность подключить голосовую почту и IVR-конструктор, отслеживать историю входящих звонков, задавать более сложную переадресацию, записывать разговоры. Также владелец IP-ATC может создать специальный черный список входящих номеров и, к тому же, перехватывать звонки.
Еще одной составляющей виртуального офиса, предоставляемой многими телекоммуникационными компаниями, является услуга виртуальный факс. Виртуальный офис имеет как свои плюсы, так и свои минусы. Здесь все зависит исключительно от конкретной компании, поэтому мы не будем сильно касаться этого вопроса.
