Одна из общепринятых и распространенных форм международной деятельности правительств, ведомств иностранных дел, дипломатических представительств и дипломатов. Приемы проводятся как в ознаменование важных событий (национальных праздников, юбилейных дат, годовщин подписания договоров, а также по случаю пребывания в стране высокого гостя или делегации), так и в порядке повседневной деятельности министерств иностранных дел и посольств. Кроме того, в любом дипломатическом сооружении обязательно должна быть проведена установка видеонаблюдения — это Ваша безопасность!
Приемы, организуемые дипломатическим представительством, способствуют установлению, поддержанию и развитию контактов посольства со страной пребывания. На таких приемах иностранные дипломаты разъясняют политику своих стран, собирают информацию о стране пребывания, обмениваются мнениями по важным международным проблемам. Поэтому любой дипломатический прием имеет большое политическое значение как для тех, кто его устраивает, так и для присутствующих на нем гостей. Еще более важный политический характер имеют приемы, организуемые руководящими органами страны в честь высоких иностранных гостей или делегаций.
Многолетняя дипломатическая практика установила виды дипломатических приемов, методы их подготовки, дипломатический этикет, которого придерживаются участники приемов. В протоколе существуют следующие виды дипломатических приемов: дневные и вечерние, приемы в виде банкета или фуршета. К дневным относятся приемы типа «бокал шампанского», «бокал вина», завтраки. «Бокал шампанского» начинается, как правило, в 12 часов и продолжается около часа. Поводом для организации такого приема могут быть годовщина национального праздника, отъезд посла, пребывание в стране делегации, открытие выставки (фестиваля). С точки зрения организации, это наиболее простая форма приема, не требующая большой и длительной подготовки. Аналогичным является прием типа «бокал вина». Завтрак устраивается между 12 и 15 часами. Обычно завтрак начинается в 12.30 или 13. Меню завтрака составляется с учетом национальных традиций. Завтрак продолжается обычно час-полтора, из них около часа — за столом и примерно 30 минут — за кофе, чаем (кофе, чай могут быть поданы за тем же толом или в гостиной). Завтраки устраиваются по случаю приезда и отъезда послов, годовщины договоров и других юбилейных дат, в честь высоких иностранных гостей, в порядке поддержания контактов МИД с иностранными дипломатическими представительствами.
«Коктейль» начинается между 17 и 18 часами и длится около двух часов. Прием типа «а ля фуршет» проводится в те же часы, что и «коктейль». На фуршете могут накрываться столы с закусками, включая горячие блюда. Приемы типов «коктейль» и «а ля фуршет» проводятся стоя. В обоих случаях, чтобы подчеркнуть особую торжественность приема, к его концу возможна подача шампанского, мороженого, кофе. Если прием устраивается по случаю национального праздника или в честь высокого гостя, в конце приема возможна организация небольшого концерта или показ фильма. Торжественность приема может быть подчеркнута и указанием в приглашении на особую форму одежды.
Обед считается наиболее почетным видом приема. Он обычно начинается в 20 или 20.30, но не позднее 21 часа. Меню обеда в соответствии с национальными традициями включает две-три холодные закуски, первое, горячее рыбное, горячее мясное блюда и десерт. Подача напитков та же, что и на завтраке. Обед длится обычно два-три часа и дольше. После стола, за которым гости находятся примерно час, все переходят в гостиные для беседы. Нередко обед предполагает специальную форму одежды (смокинг или фрак — для мужчин, для женщин — вечернее платье). Ужин начинается в 21 час и позднее. От обеда отличается лишь временем начала.
В некоторых странах в особо торжественных случаях в связи с пребыванием в стране главы государства или делегации во главе с государственным деятелем самого высокого уровня устраиваются подряд два приема: сразу же после обеда для высоких гостей проводится прием типа «коктейль» или «а ля фуршет».
Обед-буфет предполагает свободную рассадку за небольшими столами по четыре-шесть человек. Так же как на фуршете, накрываются столы с закуской, имеются буфеты с напитками. Такого рода прием часто организуется после концерта, просмотра фильма, в перерыве танцевального вечера. В тропических странах такого рода прием нередко проводится на отрытом воздухе — на веранде или в саду. Обед- буфет менее официален, чем обед.
К вечерним приемам относится также «чай», устраиваемый между 16 и 18 часами, как правило, для женщин. Супруга министра иностранных дел приглашает супруг послов, других женщин. Такая форма приема используется и при нанесении прощальных визитов супругами глав дипломатических представительств супруге министра иностранных дел. Для чая накрываются один или несколько столов с учетом количества приглашенных.
Проведению каждого приема предшествует тщательная подготовка. Нужно определить вид приема с учетом цели, ради которой он организуется, место проведения, составить список приглашенных, заблаговременно заполнить и разослать приглашения, составить меню и план рассадки за столом, если речь идет о завтраке, обеде, ужине.
Посол предпочитает устраивать приемы в своей резиденции или в здании посольства. С учетом правового статуса резиденции посла и посольства приходящие к послу гости оказываются в этом случае как бы на территории государства, представляемого послом.
На приемах принято использовать столовую посуду хорошего качества: хрусталь, фарфор, серебро. Живые цветы на столах и в гостиных придают помещениям праздничность и уют. В особо торжественных случаях на приеме в честь главы государства при входе его в зал исполняются гимны страны гостя и страны пребывания. Во время таких приемов возможны концерты, исполняется национальная музыка принимающей страны и страны гостя. По окончании приема главный гость в сопровождении хозяина первым покидает прием. Оркестр в это время исполняет торжественный марш. Перед зданием, где проходит прием, иногда выстраивается почетный караул, который отдает воинские почести при приезде и отъезде главного гостя.
При приемах типа завтрак, обед, ужин гости рассаживаются за столом в строго определенном порядке. Места за столом делятся на более почетные и менее. Самое почетное место — справа от хозяйки (на приеме с участием женщин) и справа от хозяина (на мужском приеме). Далее идут места слева от хозяйки, слева от хозяина. По мере удаления от хозяйки и хозяина места становятся менее почетными.
Помимо вышеперечисленных обязательных мероприятий дипломатической деятельности, дипломатическая служба обязательно включает в себя сбор и подготовку информационных материалов по различным вопросам международных отношений и мировой политики. Особое место занимает подготовка международных договоров и дипломатических документов, куда входят: выступления государственных деятелей, послания, ноты, меморандумы, письма, телеграммы глав государств и правительств. Составление дипломатических документов является одним из важнейших направлений работы дипломатических учреждений. Как правило, контроль за дипломатической перепиской возлагается на протокольную службу.
В международной дипломатической практике наиболее часто применяются следующие виды дипломатической переписки:
1) личные ноты;
2) вербальные ноты;
3) памятные записки;
4) меморандумы;
5) частные дипломатические письма.
Вся дипломатическая документация и корреспонденция носит конфиденциальный характер и отправляется по специальным каналам связи. Отдельные формы документов доставляются только с дипломатическими курьерами.
С точки зрения специфических особенностей формирования архитектуры дипломатических объектов, на основе рассмотрения основных видов дипломатической деятельности можно сделать следующие выводы. Дипломатические объекты должны включать в себя специальные функциональные зоны по приему и размещению достаточно большого количества приглашенных гостей. Помещения по приему должны иметь как минимум две составляющие: обеспечение парадных банкетов и парадных выступлений как официального, так и культурного уровня. Возможна организация приемов на открытом воздухе на территории посольства.
Важной особенностью является определение статуса дипломатического представительства. По своему статусу все дипломатические объекты можно разделить на три основные группы: посольства, постоянные представительства и консульства. Если посольства и консульства имеют юридически устоявшийся статус международного учреждения, то статус постоянного представительства определяется специальными требованиями и отдельными двусторонними договорами.
Служебная деятельность дипломатов требует организации офисных помещений и специальных материально-технических обслуживающих средств, куда входят средства связи и телекоммуникаций, автомобильный транспорт.
Размещение дипломатических объектов должно быть приближено к правительственным зданиям, резиденции главы государства и быть в транспортной доступности к международным средствам коммуникаций: аэропортам, портам, вокзалам.
Функциональные требования к современным дипломатическим представительствам определяются необходимостью создания нормальных условий для работы и проживания всех сотрудников дипломатического учреждения в течении всего срока пребывания.
